Que l’on quitte un incubateur pour s’installer réellement, que l’entreprise grossisse ou qu’elle soit contrainte de déménager, installer ses bureaux est toujours un événement, avec son lot de complexités. L’architecte est sans doute l’allié le plus efficace pour réaliser ce type de projet.

A quel moment solliciter les conseils d’un architecte pour aménager ses bureaux ?

Avant l’achat ou la signature d’un bail, il est déjà possible de solliciter l’avis d’un architecte qui accompagnera les entrepreneurs dans la définition de leurs besoins, de leur budget, de leurs contraintes financières. Parallèlement, il pourra les accompagner dans la visite de locaux afin d’évaluer leur potentiel et leur cohérence au regard du programme.

cloisonnement en bois pour une salle de réunion
Photo : Spinetto

L’architecte, garant du respect du planning et du budget

Ensuite, l’aménagement du local devra tenir compte de plusieurs paramètres que l’architecte sera le plus à même de coordonner.

Bien souvent, le budget et/ou le planning ne permettent pas de tout faire, il est donc stratégique d’établir des priorités et mettre l’accent sur les points cruciaux qui peuvent être des postes de travail sur mesure, un espace de convivialité spacieux, des salles de réunions équipées en matériel audiovisuel et parfaitement insonorisées par exemple. L’architecte s’ appuiera sur son expertise et celles des entreprises de travaux pour définir ce qui est réalisable compte-tenu des différentes contraintes du projet.

salle de réunion classique
Photo : Agnes et Agnes

Quels sont les paramètres à maîtriser pour réussir son aménagement de bureaux ?

Un lieu de travail attractif est avant-tout un espace confortable : la luminosité des postes de travail doit être correctement régulée, les circulations correctement dimensionnées afin que l’on puisse se croiser facilement, les espaces de repas et de préparation peuvent être mis à distance afin de limiter les nuisances sonores et olfactives…

Le sentiment de bien-être est un outil de management de plus en plus efficace notamment pour attirer de nouveaux talents et garantir la productivité de l’entreprise.

Sa conception est donc primordiale et l’architecte sera en mesure de proposer des ambiances différentes en fonction des usages : zone de détente, lieux de travail informel, salles de réunion combinables en fonction du nombre du personnes…

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Quel est le cadre règlementaire de l’aménagement de bureaux ?

L’ensemble de ces espaces devra obéir à une réglementation assez contraignante : celle relative au code du travail et celle relative au statut d’ERP (Etablissement Recevant du Public) sans sacrifier la qualité spatiale.

Un ERP est un bâtiment qui appartient à une certaine catégorie compte-tenu de son type d’activité et de son effectif. En fonction de ces 2 informations, il est concerné par une législation précise : en effet, une crèche de 20 enfants en bas âge ne sera pas soumise aux mêmes règles qu’une multinationale de 200 personnes. Cette législation comporte 2 volets principaux, l’accessibilité des personnes à mobilité réduite et la sécurité des personnes notamment en terme d’évacuation en cas d’incendie .

Le code du travail imposera quant à lui des cotas de sanitaires en fonction du nombre de salariés, un éclairage naturel suffisant, des surfaces minimales par salariés…

L’architecte peut également mandater un bureau de contrôle qui validera son parfait respect des normes en vigueur.

Pour en savoir plus sur la règlementation ERP, à laquelle se soumettent trament tous les espaces de coworking, consultez : cet article et cet article.

mur d'escalade dans espace de travail
Photo : Ré architecture

Quelles sont démarches administratives à réaliser avant le démarrage des travaux d’aménagement de bureaux ?

Dans plusieurs cas des démarches administratives doivent également être engagées.

Si le local n’est pas un bureau mais possède une autre destination comme l’habitation par exemple, il conviendra de déposer une déclaration préalable de travaux ou un permis de construire si les travaux touchent à la structure porteuse.

Si le local n’est pas accessible aux Personnes à Mobilité Réduite (PMR), il est possible de déposer une demande d’Adap, c’est-à-dire un agenda qui prévoit un échelonnement des travaux et des investissements financiers qu’il représente, ou bien une demande de dérogations sur certains points : par exemple l’autorisation de ne pas installer un ascenseur dans un bâtiment à valeur patrimonial.

Si le projet prévoit de la création de surface de plancher , via l’installation d’une mezzanine par exemple, il faudra déposer une déclaration préalable de travaux pour une surface créée entre 5 et 20m2 voire 40 dans les zones régies d’un PLU ou un permis de construire si la surface créée est supérieure ou porte la surface totale du bâtiment à plus de 150m2.

bureaux sur mesure et cuisine pour bureaux
Photo : Cardinale et Rogeon architectes

Une mission complémentaire à confier à l’architecte : la sélection du mobilier de bureaux

Après que le maître d’ouvrage a formulé ses attentes, que le budget a été bouclé, que l’architecte a dessiné un projet cohérent au regard du programme et de la réglementation, il est possible de lui confier également le choix du mobilier. Il peut être ergonomique, marier différents styles en fonction des ambiances et des usages alloués aux différents espaces de travail. Cette mission complémentaire peut s’avérer être un réel atout à la fois car elle permet un emménagement serein dans un lieu de travail exploitable immédiatement, de faire la balance avec le budget travaux si celui-ci est un peu serré mais aussi afin de se distinguer des autres bureaux : du mobilier choisi uniquement chez un grand distributeur, à la hâte, ne paraîtra pas qualitatif, aussi soignée soit l’architecture de cet espace.

Pour en savoir plus sur cette mission, consultez notre article dédié.

une table de ping pong reconvertie en table de réunion
Photo : Boclaud 

L’architecte assure également le suivi du chantier des bureaux

La sélection du mobilier se déroule parallèlement au suivi du chantier. Bien souvent, les entrepreneurs sont occupés à temps plein par leur activité et le suivi de chantier se rajoute à leur temps de travail. Afin qu’il soit réalisé en toute tranquillité, il est préférable de le confier à un professionnel. L’architecte est la personne la plus qualifiée pour défendre les intérêts de son client, veiller au respect du calendrier de travaux, suivre l’avancement des paiements, procéder aux modifications de projet nécessaires selon le déroulement du chantier, anticiper les retards possibles de l’approvisionnement des marchandises, gérer la livraison des meubles, coordonner les différents corps d’état, rappeler la souscription aux assurances obligatoires, veiller à la sécurité des personnes sur le chantier etc.

L’ensemble des informations au sujet du chantier sont consignés dans les procès verbaux de réunion de chantier et sont communiqués au maître d’ouvrage (le client), aux entreprises de travaux, aux bureaux d’études techniques, bureau de contrôle ou tout autre intervenant le cas échéant.

Je souhaite confier l'aménagement de mes bureaux à un architecte

La dernière étape avant l’emménagement dans les nouveaux bureaux : la réception

La livraison est l’étape ultime. L’architecte est la pour assister le maître d’ouvrage à réceptionner les travaux, pour émettre la liste des réserves le cas échéant, obtenir leur levée dans le temps imparti et déclencher les différentes garanties dont bénéficie l’ouvrage : décennale, biennale et de parfait achèvement.

En plus d’ une sélection d’architectes qui ont réussi plus d’un aménagement de bureaux, BAM propose également une équipe complète de professionnels pour un projet d’aménagement de bureaux clef en main composée des meilleurs artisans et architectes.

BAM !

Photo de couv : Studios Architecture